Wie Sie in 3 Schritten Prozesse für Besucher und externe Besucher konzipieren

Wie Sie in 3 Schritten Prozesse für Besucher und externe Besucher konzipieren

Sie möchten ihre Besuchsprozesse optimieren und eine Besucherverwaltung implementieren die Ihre betriebsspezifischen Anforderungen optimal abbildet?

Die Anforderungen an Ihre Besucherverwaltung können sehr vielfältig und komplex sein – vor allem, wenn diese über die handgeschriebene Papierliste am Empfang hinausgehen soll. Im Fall, dass man nur einmal im Monat oder vielleicht alle paar Wochen Besucher empfängt, gestaltet sich die Besucherverwaltung nicht wirklich problematisch – ein Besucher meldet sich an, kommt am vereinbarten Termin zum Treffpunkt, wir begrüßen ihn und lassen ihn ins Gebäude, schreiben noch auf wie er heißt begleiten ihn dann wieder hinaus. Kein Problem! Sobald es sich aber um eine größere Anzahl von Besuchern und Besuchen, mit unterschiedlichen Anliegen handelt, die Sie täglich empfangen, sieht das schon ganz anders aus.

Das Ziel: Einsatz einer Standardsoftware, zur Abbildung der Prozesse

Um mit Standardsoftware die verschiedenen Anforderungen und Erwartungen abzubilden, ist daher eine sorgfältige und umfangreiche Standort- und Zielbestimmung des gesamten Themenkomplexes essentiell. Wichtig hierbei ist, dass das Zielbild sowie die möglichen Wege, um dieses zu erreichen, klar sind. Daher sollten Sie zunächst Ihre Ist-Situation analysieren, um dann das Zielbild nach und nach mit all seinen Facetten visualisieren zu können.

Im Folgenden habe ich 3 Schritte zusammengefasst die Ihnen dabei helfen, optimierte Prozesse für Besucher und externe Besucher zu konzipieren, umzusetzen und später schließlich zu verwalten.

1. Verschaffen Sie sich Klarheit über unterschiedliche Stakeholder und deren Anforderungen

Wer möchte was und warum? Das zu wissen ist, das A und O, wenn es darum geht, bestehende Prozesse im Rahmen der Besucherverwaltung zu identifizieren bzw. neue Prozesse zu definieren, die den betrieblichen Anforderungen gerecht werden. Daher betrachten Sie als erstes, welches die beteiligten Personengruppen sind und welche Bedürfnisse und Ziele sie haben. Denn für die Konzeption, Einführung und den Betrieb von Steuerungssystemen für externe Personen ist es unabdingbar, die Bedürfnisse der Beteiligten genau zu kennen.

In jedem Unternehmen gibt es im Rahmen der Besucherverwaltung ganz unterschiedliche Anspruchsgruppen mit ihrem jeweils spezifischen Blick auf das Thema „Steuerung und Verwaltung von externen Personen“. Im Rahmen eines des Beitrags Die 8 wichtigsten Personengruppen und ihre Aufgaben im Rahmen der Besucherverwaltung , habe ich bereits eine Liste möglicher Personengruppen erstellt. Lesen sie gerne nach, welche Personengruppen Sie bei Ihrer Analyse in Betracht ziehen könnten.

Erstellen Sie eine Liste aller Stackholder für Ihr Unternehmen

Hilfreiche Fragen hierfür sind:

  • Welche Interessensgruppen gibt es in Ihrem Unternehmen?

  • An welchen Standorten, bzw. in welchem Gebäude befinden sich diese jeweils?

  • Welche Aufgaben haben sie im Rahmen der Besucherverwaltung?

  • Welche persönlichen Anforderungen und Bedürfnisse haben sie in Bezug auf die Besucherverwaltung?

  • Was möchten sie durch den Einsatz einer Besucherverwaltung erreichen? Welches dind die langfristigen Ziele?

Diese Liste wird sie den ganzen Weg, vom ersten Schritt bis zur integrierten Lösung der Besucherverwaltung – und darüber hinaus  – begleiten. Sie wird auch nicht in Stein gemeißelt sein, durch betriebliche, technologische und konzeptionelle Änderungen in ihrem Unternehmen, wird sich diese eventuell ändern.

2. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Anwendungsfälle

Eine weitere wichtige ist es, die verschiedenen Anwendungsfälle zu identifizieren und zu beschreiben.

Typische Anwendungsfälle sind: die Handhabung der Gesamtprozesse durch externe Dienstleister, Industrieparkszenarien, mehrere Betriebsstätten an einem Standort oder unternehmensweite, zentral gesteuerte Anwendungen an weltweiten Standorten mit verschiedenen Zeitzonen, gesetzlichen Vorgaben und Zutrittssystemen usw.

Ich zeige Ihnen hier 3 Beispiele von Anwendungsfällen sowie die möglichen Anforderungen an die Besucherverwaltung auf.

  • Unternehmen mit einem Standort

Es gilt alle betrieblich sinnvollen Use Cases im Umgang mit externen Personen einfach und übersichtlich abzubilden. Alle betriebsfremden Personen, die am Empfang oder spezifischen Pforten das Firmengelände betreten, sollen entsprechend den betrieblichen Anforderungen vom System erfasst werden. Falls es verschiedene Vorgaben zu Anmeldung gibt, z. B. Bürobesucher können einfach angemeldet werden, Dienstleister müssen eine Unterweisung durchführen usw. soll der Anmeldeprozess nach eben diesen hinterlegten Regeln durchgeführt werden. Da jedes Unternehmen und jeder Empfang (Gate) seine spezifischen Anforderungen an die Besuchsprozesse hat und über unterschiedliche Ausstattungen (z. B. Art der Zutrittskontrolle, Möglichkeit zur Unterweisung) verfügt, beziehungsweise nur für die Anmeldung von bestimmten Ereignistypen, wie z. B. Logistik, Besucher Gruppen usw. vorgesehen ist, sollen alle Gates durch hinterlegte Regeln und zugeordnete Services und Eigenschaften vom Besuchermanagementsystem unterschiedlich behandelt werden. Die Prozesse sollen entsprechend der jeweiligen Anforderungen in Abhängigkeit zum Ereignis- oder Personentyp, sondern auch in Bezug auf den Standort und das Gate abgebildet werden.

  • Unternehmen mit mehreren Standorten – Global / Lokal

Der gesamte Prozess zur Verwaltung von externen Personen soll unternehmensweit zentral gesteuert werden – und zwar u. U. für verschiedene Standorte weltweit, mit verschiedenen Zeitzonen, gesetzlichen Vorgaben und Zutrittssystemen. Wichtig ist hierbei, dass die Prozesse zwar zentral gesteuert werden, aber dennoch die individuellen Anforderungen für die einzelnen Betriebstätten berücksichtigt werden müssen. Auch die Steuerung von Berechtigungen und Prozessen soll individuell und regelbasiert stattfinden. Die Berechtigungen sollen für die einzelnen Mitarbeiter (Rezeptionisten, Standortverantwortliche usw.) spezifisch gesteuert werden. Auf diese Art soll festgelegt werden, wer auf welche Informationen zugreifen, wer welche Aktionen durchführen und wer welche Informationen einsehen und /  oder editieren darf.

  • Ein Standort, mehrere Unternehmen – Industriepark Cases

In diesem Anwendungsfall werden die Gesamtprozesse durch externe Dienstleister, z. B. bei Industrieparkszenarien, zentral verwaltet und gesteuert. Hier ist die Herausforderung, dass es sich um mehrere Betriebsstätten an einem Standort handelt, welche unterschiedliche betriebliche Anforderungen an die Verwaltung und Steuerung von externen Personen stellen. Daher ist es unabdingbar die Bedürfnisse aller Beteiligten (siehe oben) für die Konzeption, Einführung und den Betrieb des Verwaltungssystems genau zu kennen.

Welcher Anwendungsfall trifft auf sie zu? Identifizieren Sie als nächstes die Rahmenbedingungen.

  1. Wie viele Standorte werden berücksichtigt?

  2. Welche Zutrittsmöglichkeiten (Empfänge) gibt’s es für externe Personen und wie sind diese ausgestattet?

  3. Gibt es verschiedene Vorgaben zu Anmeldung (Unterweisung, Ausweisvergabe usw.)?

  4. Werden an manchen Empfängen nur bestimmte Ereignistypen angemeldet?

Sobald sie die Cases identifiziert und genau beschrieben haben, haben sie eine konkrete Abbildung Ihres individuellen Anwendungsfalls.

EinStandort 2

Bild: Möglicher Anwendungsfall für einen Standort.

3. Identifizieren flexibler Umsetzungsmodelle

Modelle sind nicht die Realität, sie versuchen diese jedoch typisiert abzubilden. Die Kernaufgabe ist es alle relevanten Anforderungen zu kennen, zu bewerten und zukunftsorientiert in Form von Typen bzw. Modellkomponenten darzustellen. Dieser handwerkliche wie auch interdisziplinäre Prozess erfordert ein hohes Maß an Expertise in den o.g. Bereichen sowie IT- und Prozess-Kompetenz und ist methodisch strukturiert zu durchlaufen. Daher ist es wichtig, alle in die Planung der Prozesse involvierten Disziplinen in diesen Prozess mit einzubeziehen.

Folgende Steuerungselemente sind hierbei zu betrachten:

Primäre Steuerungselemente:

  • Personen-/Besuchertypen

Welche Gruppe von externen Personen (z. B. Bürobesucher, Logistiker, Handwerker, Dienstleister, Besuchergruppen) betreten ihr Unternehmen und werden sollen im Rahmen der Besucherverwaltung betrachtet werden? Ebenso stellt sich die Frage, welche Anforderungen (unter anderem Lese- und Schreibrechte) für die spezifischen Personentypen erforderlich sind.

  • Ereignistypen:

Welche typischen Prozesse mit externen Personen (zum Beispiel Business Meetings, Warenanlieferungen, Handwerker Einsätze, Fremdfirmenmitarbeiter, etc.) gibt es methodisch zu unterscheiden? Auch hieraus können spezifische bzw. typisierte Prozessabläufe, Maskensteuerungen etc. verankert werden.

Sekundären Steuerungselemente:

  • Als weitere Modellelemente sind die sekundären Steuerungselemente wie zum Beispiel Standort und die Betriebsstätte sowie Empfang günstig, um komplexe Anforderungen über einfach zu parametrierende Modelle abzubilden.

Beschreiben Sie nun die Steuerelemente entsprechend Ihrer betrieblichen Anforderungen und weisen Sie den identifizierten Typen die entsprechenden Eigenschaften zu, damit Sie die relevanten Anforderungen identifizieren und darstellen können und Ihr betriebsspezifisches flexibles Umsetzungsmodell zu skizzieren.

Fazit:

Das Ziel der Analyse Ihres Unternehmens sowie der Konzeptionphase sollte sein, alle Interessensgruppen, die damit einhergehenden Anforderungen an das Managementsystem sowie alle Prozesse im Rahmen Verwaltung von Besuchern und externen Personen zu kennen. Diese Informationen benötigen Sie um eine Anwendung zur Besucherverwaltung betriebsspezifisch einzusetzen.

Dieser kleine Leitfaden ist natürlich die komprimierte Darstellung eines langen Prozesses – doch diese Vorgehensweise lohnt sich. Es ist auch durchaus eine Überlegung Wert, einen Experten bzw. Modellspezialisten im Rahmen der Konzeption, Umsetzung und Verwaltung hinzuzuziehen, der Sie dabei unterstützt, alle Facetten (zum Beispiel Fachanforderungen, Verwaltungsprozesse, Benutzerfreundlichkeit, rechtliche Aspekte etc.) zu betrachten, strukturiert zu bewerten und zu verarbeiten. Es gibt selten eine zweite Chance: Eine strukturierte Analyse, eine klare Zielformulierung, flexible Anwendungssysteme und die verlässliche Umsetzung sind die Komponenten für eine erfolgreiche Einführung eines Standardsystems zur Steuerung von externen Personen und Besuchern, welches in die bestehende IT- und Prozesswelt integriert ist.

Am Ende sollte für Sie und Ihr Unternehmen aber die wichtigste Voraussetzung sein, einen Anbieter zu finden, der Sie bei Ihrem Vorhaben unterstützt und ein System bieten kann, dass in der Lage ist, die von Ihnen identifizierten und definierten Prozesse abzubilden.


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