Die 8 wichtigsten Personengruppen und ihre Aufgaben im Rahmen der Besucherverwaltung

Die 8 wichtigsten Personengruppen und ihre Aufgaben im Rahmen der Besucherverwaltung

In jedem Unternehmen gibt es in Bezug auf die der Besucherverwaltung ganz unterschiedliche Anspruchsgruppen mit ihrem jeweils spezifischen Blick auf das Thema „Steuerung und Verwaltung von externen Personen“. Ebenso haben diese Mitarbeiter, welche in die Verwaltung von externen Personen (z.B. Besuchern, Dienstleistern, Lieferanten), involviert sind, in den jeweiligen Prozessen (z.B. Ereignisse planen, externe Personen voranmelden, Unterweisungen bereitstellen etc.), ihre spezifischen Aufgaben. Für manche dieser Gruppen ist es wichtig, schnell eine große Anzahl an Informationen zu Besuchern bzw. externen Personen und den Ereignissen schnell abrufen zu können. Andere jedoch sind im Umgang mit externen Personen verantwortlich dafür zu berücksichtigen, dass die Vielzahl der Aufgaben, welche rund um das Thema Besucherverwaltung bzw. Verwaltung von externen Personen für die unterschiedlichen Mitarbeitergruppen anfallen, auch wahrgenommen und durchgeführt werden. Der Einsatz von Softwarelösungen soll die involvierten Mitarbeiter bei der Durchführung Ihrer Aufgaben unterstützten.

Wer hat welche Anforderungen?

Es gibt im Rahmen der Besucherverwaltung neben den Personen die offensichtlich in die Prozesse eingebunden sind, wie z.B. die Gastgeber oder das Empfangspersonal, auch Personengruppen, die man nicht auf den ersten Blick als Interessensgruppe einer optimierten Besucherverwaltung wahrnimmt.

Damit Sie einen Überblick bekommen, wer je nach Art des Unternehmens in die Prozesse der Besucherverwaltung involviert sein kann, habe ich kleine Liste von Personengruppen sowie ihrer möglichen Anforderungen erstellt. Eine Auswahl dieser Personengruppen, spielt je nach der Art des Unternehmens, der Größe und betrieblicher Ausrichtung Rolle im Rahmen der Besucherverwaltung.

Besucherverwaltung

1. Mitarbeiter (im Allgemeinen)

Für die Personengruppe, welche zum Beispiel Bürobesuche, wie Business Meetings, und Kundenbesuche usw., organisiert, steht meist im Vordergrund, dass die Abläufe schnell und unkompliziert sind. Jeder Mitarbeiter kann grundsätzlich Besucher empfangen Besucher, Besuchsereignisse anmelden oder Betreuer (seines Besuchs) oder Koordinator sein. Sie möchten aus ihrem Kalendersystem einen Termin wählen, Teilnehmer einladen sowie einen Raum und Services zu buchen – den Rest sollen bestmöglich die Systeme erledigen.

2. Mitarbeiter des Fachbereichs Human Resources

Mitarbeiter aus dem Fachbereich Human Resources (HR) legen im Rahmen dieser Verwaltungsprozesse zudem großen Wert auf die Diskretion gegenüber den involvierten Personen. Daher ist es Ihnen wichtig, dass bestimmte Angaben nicht für andere verfügbar sind.

3. Fremdfirmen- und Sicherheitsverantwortliche

Für Fremdfirmenkoordinatoren und Sicherheitsverantwortlichen, das gilt sowohl für standortbezogene wie auch übergeordnete Funktionen) ergeben sich ganz andere Herausforderungen. Sie sind unter anderem dafür verantwortlich, dass durch die Anwesenheit von externen Personen keine für das Unternehmen sicherheitsgefährdende Situationen entstehen können. Daher ist eine ihrer Aufgaben sicherzustellen, dass grundsätzlich vertragliche, betriebliche und gesetzliche Vorschriften eingehalten, Unterweisungen durchgeführt sowie die Maschinen- und Gerätenutzung freigegeben und vom System dokumentiert werden.

4. Verantwortliche für die physikalische Sicherheit

Die Fragen, welche sich die Verantwortlichen im Bereich der physikalischen Sicherheit stellen, beziehen sich hingegen auf die nahtlose Integration in die vorhandenen Zutrittssysteme (Online, Offline, Depots, Mechanik etc.).

Für Sie sind ebenso die Einbeziehung von Organisation, Berechtigungsvergaben, Genehmigungsprozesse, Zugriff bzw. Zutritt auf kritische Infrastrukturen, autonomes Buchen, die tägliche Ausweisvergabe oder die Prüfungen gegen Sanktionslisten und vieles mehr, von großem Interesse.

5. Empfangs- und Servicepersonal

Eine weitere Kern-Anwendergruppe ist das Empfangs- und (FM-) Servicepersonal. Das Empfangspersonal benötigt im Rahmen der Besucherverwaltung eine große Anzahl an Informationen zu Besuchern und Ereignissen, die für sie leicht verfügbar sein müssen. Ebenso gibt es für sie vieles zu berücksichtigen, um einen Besucher individuell begrüßen zu können. So müssen die Empfangsmitarbeiter darüber informiert sein, welche Zutrittsmedien benötigt werden, ob der Betreuer benachrichtigt werden muss, ob eine Unterweisung benötigt wird etc., um die Besucher individuell in Empfang nehmen zu können werden. Zudem ist für sie ist eine Anwendung zur Besucherverwaltung das Werkzeug, mit dem sie die externen Personen erfassen, in die Unternehmensbereiche ein- und auschecken, Medien (Ausweise, Schlüssel, Unterlagen etc.) aushändigen und zurücknehmen, mitgeführte Geräte dokumentieren und vieles mehr.

Die Anforderungen dort sind hauptsächlich die schnelle und unkomplizierte Durchführung von An- und Abmeldeprozessen, der Anschluss verschiedener technischer Geräte, wie zum Beispiel RFID-Leser, QR-Code-Scanner, (Ausweis-) Drucker, Unterschriftenpads u.v.m. Des Weiteren sollten spezielle Anforderungen für spezifische Rezeptionen, z. B. Prozesse für Handwerker, Logistiker, Fremdwerker oder eben ausschließlich für Bürobesucher, definiert werden können.

6. IT- und Prozessverantwortliche

Die IT- und Prozessverantwortliche haben hingegen Sorge dafür zu tragen, dass die Anwendung zum einen in die Corporate IT-Strategie passt und zum anderen unkompliziert und somit kostengünstig in den vorhandenen Ökosystemen über den gesamten Lifecycle hinweg betrieben werden kann. Dazu gehören neben flexiblen Schnittstellen, welche ebenso zukünftige Use Cases und Systeme unterstützen sollen, vor allem browserbasierte Systeme, die keinerlei Installationen auf den lokalen Arbeitsplatzrechnern erfordern.

7. Verantwortliche für Datenschutz, Revision und Corporate Compliance

Die Datenverarbeitung im Bereich der Verwaltung von externen Personen hängt oft mit dem Erfassen von schützenswerten Informationen zusammen. Aus diesem Grund werden auch die betrieblichen Datenschutzverantwortlichen ihre Anforderung formulieren. Für sie ist wichtig, dass die Daten rund um die Verwaltungsprozesse der Besucher und externen Personen nur von befugten Mitarbeitern eingesehen bzw. bearbeitet werden dürfen. Ebenso müssen sie sicherstellen, dass die persönlichen Daten nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht werden. Für die Verantwortlichen von Revision bzw. Corporate Compliance, welche die Einhaltung der betrieblichen Vorgaben autark überwachen. Wichtig in diesem Bereich ist auch, dass relevante Aktivitäten in diesem Bereich revisionsicher dokumentiert sind.

8. Service Prozessteilnehmer (z.B. Catering, House Keeping etc.)

Alle Buchungen die im Rahmen einer Besuchervoranmeldung von den Betreuern oder Koordinatoren gemacht wurden, müssen auch entsprechend den Anforderungen vorbereitet und zur Verfügung gestellt werden. Dafür ist für die Cateringmitarbeiter relevant, über die Art des Verpflegungsangebotes (z.B. Kaffeepause im Flur, oder Getränke im Besprechungsraum) sowie die Anzahl der Personen und die Uhrzeiten, zu welchen das Catering Angebot bereitstehen soll, informiert zu sein. Auch das Personal aus dem Bereich House Keeping und Haustechnik benötigt die richtigen Informationen, um den Raum vor Ankunft der Besucher zu reinigen und ihn mit dem benötigten Equipment (Stühlen, Tischen und technischen Geräte, wie z.B. Laptop Computer usw.) auszustatten.

Fazit

Ich bin mir sicher, dass es weitere Interessensgruppen gibt, die hier nicht erwähnt wurden – mein Anliegen ist es jedoch, dass ich durch diese Aufzählung einige relevante Rollen, welche in die Prozesse zur Verwaltung externer Personen integriert sind, zu nennen und zu beschreiben und Sie dazu zu inspirieren, Ihr eigenes Unternehmen diesbezüglich genauer unter die Lupe zu nehmen. Für jedes Unternehmen welches optimierte Prozesse zur Besucherverwaltung einführen möchte, ist es wichtig sich Gedanken darüber zu machen, welche Personengruppen in ihrem Fall am jeweiligen Standort sowie standortübergreifend, identifizierbar sind und welche Anforderungen sie an diesbezüglich haben.

Wichtig ist bei der Analyse der Personengruppen, dass man sich gut damit auseinandersetzt, was für die Mitarbeiter wichtig ist, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Denn wenn die Anforderungen der beteiligten Personen an die Besuchsprozesse klar sind und sie die Aufgaben durch die Anwendung zur Besucherverwaltung ohne großen Aufwand und mit dem gewünschten Ergebnis erfüllen können, wirkt sich das mehr als positiv auf die Besucher, also alle externen Personen die das Haus betreten und im Umkehrschluss auf das ganze Unternehmen aus.

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